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Fast drei Viertel aller Ferienwohnungsanbieter bieten mittlerweile Self-Check-in an. Warum ? Weil es sowohl Gastgebern als auch Gästen Zeit spart. Sie (der Gastgeber) müssen nicht mit den Schlüsseln warten, und Ihre Gäste fühlen sich nicht gestresst oder beschämt, wenn sie spät ankommen. In Kapselhäusern funktioniert Self-Check-in sogar noch besser, da diese für kurze, private und unkomplizierte Aufenthalte konzipiert sind.
Self-Check-in im Kapselhaus bedeutet, dass Gäste das Kapselhaus betreten und nutzen können, ohne den Gastgeber persönlich zu treffen. Sie (der Gastgeber) richten ein Smart Lock, ein Tastenfeld oder ein Codesystem ein, damit Gäste die Tür selbst öffnen können. Der Vorgang beinhaltet meist die Weitergabe des Zugangscodes oder digitalen Schlüssels vor der Ankunft zusammen mit klaren Anweisungen. So verlaufen Check-in und Check-out reibungslos, ohne dass Sie warten müssen.
In diesem Leitfaden lesen Sie die 5 Schritte, mit denen Sie ein Self-Check-in-System für Ihr Airbnb-Kapselhaus erstellen können.
Schritt 1: Planen Sie die Reise des Gastes
Gäste durchlaufen im Grunde einen festgelegten Ablauf von der Buchung über die Ankunft bis zur Abreise. Der Gastgeber sollte daher zunächst die einzelnen Schritte der Gästereise abbilden . Zum Beispiel: Buchung → Nachricht vor der Ankunft → Check-in → Aufenthalt → Nachricht zur Abreise. Als Gastgeber entscheiden Sie, wann welche Nachricht versendet wird. Sie können einen Zeitplan erstellen, sodass die Nachrichten immer zum richtigen Zeitpunkt verschickt werden. Außerdem können Sie Wegbeschreibungen, Parkhinweise und Hinweise zu den Ruhezeiten hinzufügen. Beispielsweise können Sie in derselben Nachricht Parkhinweise geben und die Gäste an die Hausregeln erinnern.
Sie sollten die Informationen standardisieren, damit Ihre Gäste konsistente Informationen erhalten. Erstellen Sie Vorlagen für „Willkommen“, „Check-in“ und „Check-out“.
Eine weitere Möglichkeit ist die Wahl des Codetyps . Verfügt Ihre Kapsel über zuverlässiges WLAN und verwalten Sie mehrere Einheiten, empfiehlt sich ein Online-Smart-Lock (um Codes sofort zu aktualisieren). Bei instabiler Netzwerkverbindung oder anderen Problemen sollten Sie jedoch Offline-Codes mit begrenzter Gültigkeitsdauer verwenden.
Hinweis: Viele Offline-Schlösser generieren Codes nur innerhalb von 72 Stunden nach dem Einchecken.
Wenn Sie sich für Offline-Codes entscheiden, müssen Sie diese einige Tage im Voraus erstellen. Dies ist besonders wichtig, wenn Gäste in letzter Minute buchen.
Kurz gesagt: In Schritt 1 geht es darum, alles zu planen. Entscheiden Sie, wie und wann Sie von der Buchung bis zum Check-out kommunizieren. Wenn Sie dies im Voraus tun, läuft alles reibungslos und Sie können Ihren Gästen klare Erwartungen vermitteln.
Schritt 2: Beschläge und Türdetails vorbereiten
Jetzt wird es Zeit, selbst Hand anzulegen. Als Gastgeber müssen Sie die Tür und die Beschläge überprüfen, damit das Schloss passt und gut funktioniert.
Wählen Sie zunächst das passende Schloss : ein Tastenfeld oder ein RFID-Smart-Lock. Achten Sie darauf, dass es an der Kapseltür montiert werden kann. Viele Kapseltüren sind gewölbt oder aus dickem Metall gefertigt. Prüfen Sie daher, ob die Montageplatte des Schlosses passt. Bei sehr dicken Türen benötigen Sie ein Schloss, das für diese Dicke ausgelegt ist (manche Schlösser benötigen eine Türstärke von 1–1 mm).
Prüfen Sie als Nächstes die Ausrichtung des Schlosses und des Riegels . Manche Schlösser sind für links- oder rechtsdrehende Türen vorgesehen. Stellen Sie sicher, in welche Richtung Ihre Tür anschlägt. Messen Sie außerdem den Riegelabstand und die Riegeltiefe, um sicherzustellen, dass der Riegel vollständig in den Rahmen hineinreicht. Es geht darum, die Beschläge vor der endgültigen Montage zu testen. Sie (der Gastgeber) können den Riegel provisorisch verriegeln, um zu prüfen, ob der Riegel sauber in das Schließblech einrastet.
Dichten Sie anschließend die Kabelwege ab und überprüfen Sie die Dichtungen . Wenn Sie bohren oder Kabel verlegen, dichten Sie die Bereiche ab, damit weder Regen noch Schädlinge eindringen können. Testen Sie insbesondere die vorhandenen Dichtungen an der Tür, da Kapselhäuser meist an exponierten Standorten stehen.
Planen Sie auch das Wetter ein:
- Für Küsten- oder feuchtes Klima: Verwenden Sie Schrauben aus Edelstahl oder Messing, damit sie nicht korrodieren. Korrosionsschutz ist ein Muss, da salzige Luft Metall schnell angreift.
- Für sehr kaltes Klima oder Küstengebiete: Verwenden Sie Lithiumbatterien im Schloss (siehe nächster Schritt) und ein wetterfestes Schloss. Die IP-Schutzart des Schlosses sollte hoch sein (IP65 oder besser), wenn es im Freien oder an ungeschützten Orten verwendet wird.
Erstellen Sie eine Checkliste für diesen Teil, damit nichts vergessen wird. Dieser Vorbereitungsschritt sorgt dafür, dass das Schloss bei der endgültigen Installation gleich beim ersten Mal richtig passt.
Schritt 3: Türschloss einrichten und erste Codes
Nachdem die Hardware vorbereitet ist, kann das Schloss eingerichtet werden. Sie (der Host) versetzen die Tür in den Programmiermodus (indem Sie eine Kombination wie * + # gedrückt halten oder die App des Herstellers verwenden).
Der erste Code, den Sie eingeben, ist der Administrator-/Mastercode . Dies ist Ihr persönliches Masterpasswort für das Schloss. Wählen Sie ein sicheres Passwort und notieren Sie es an einem sicheren Ort (niemals als Aufkleber auf dem Schloss!).
Als Nächstes fügen Sie Gästecodes hinzu . Erstellen Sie für jede Reservierung einen individuellen Code, der an den jeweiligen Zeitraum gebunden ist. Viele Schlösser ermöglichen es Ihnen außerdem, eine Start- und Endzeit festzulegen, sodass der Code nur während des Aufenthalts des Gastes gültig ist. Am wichtigsten ist, dass Sie Start- und Endzeitpunkt jedes Codes exakt einstellen: Er wird beim Check-in aktiviert und verfällt beim Check-out. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Uhr am Schloss korrekt eingestellt und mit Ihrer Zeitzone synchronisiert ist.
Testen Sie das Schloss gründlich, sobald die Codes eingestellt sind. Geben Sie einen Gastcode ein, öffnen Sie die Tür und schließen Sie sie anschließend wieder. Öffnen Sie die Tür auch von innen. So stellen Sie sicher, dass Riegel und Tastatur in beide Richtungen einwandfrei funktionieren.
Planen Sie auch für Notfälle mit geringer Stromversorgung . Viele Schlösser haben einen mechanischen Schlüsselschlitz unter einer Abdeckung. Merken Sie sich dessen Position und halten Sie den Schlüssel griffbereit. Einige andere Schlösser verfügen über eine Notstrombuchse unter der Abdeckung. Bewahren Sie daher vorsichtshalber eine kleine Batterieklemme oder eine 9-Volt-Batterie in Ihrem Werkzeugkasten auf.
Bewahren Sie den Mastercode unbedingt sicher auf (z. B. in einem Passwortmanager oder einem verschlossenen Schrank). Geben Sie ihn niemals an Gäste oder Reinigungskräfte weiter. Der Sinn all dieser Tipps ist immer, ein Backup zu haben.
Hier ist ein kurzes Video, das zeigt, wie man das Türschloss bei Glamni-Kapselmodellen einrichtet.
Schritt 4: Codebereitstellung automatisieren
Jetzt können Sie die Weitergabe von Zugangsinformationen an Gäste automatisieren. Verwenden Sie, wie bereits erwähnt, Vorlagen für geplante Nachrichten, um den Code und die Anweisungen zum richtigen Zeitpunkt zu versenden. Planen Sie beispielsweise 24–48 Stunden vor Ihrer Ankunft eine E-Mail oder Airbnb-Nachricht ein. Fügen Sie dieser Nachricht den Zugangscode, eine Stecknadel oder Wegbeschreibung, eine einfache Check-in-Checkliste, Parktipps und ein Kontaktfenster (z. B. „Verfügbar von 8 bis 8 Uhr“) hinzu.
Eine kurze Nachricht könnte lauten: „Hallo! Ihr Check-in-Code lautet 1234. Hier finden Sie einen Kartenlink und Anweisungen zur Tür. Bei Fragen können Sie uns gerne bis 19:00 Uhr bei Ihrer Ankunft kontaktieren.“
Experten raten: Idealerweise senden Sie den vollständigen Check-in-Leitfaden 24 Stunden vor der Ankunft. So haben Ihre Gäste Zeit, ihn zu lesen und Fragen zu stellen. Ihre erste Nachricht sollte so klar wie möglich sein. Zum Beispiel:
- Check-in: Code 1234 (gültig vom 10. Mai, 14:00 Uhr, bis 15. Mai, 11:00 Uhr)
- Eintrag: Verwenden Sie das Tastenfeld neben der Tür und drehen Sie dann den Türknauf.
- Parkplatz: Kostenloses Parken auf der Straße in der Elm St. (keine Genehmigung erforderlich).
- Wi-Fi: SSID „GuestNet“, Passwort „sunnyday“.
24 Stunden vorher bekommen die Gäste alles.
Sie können auch 3–4 Stunden vor dem Check-in eine kurze Erinnerung senden. In dieser kurzen Nachricht werden der Code und die Türschritte kurz wiederholt. So ist sichergestellt, dass die Informationen bei der Ankunft aktuell sind.
Wenn Sie mehrere Kapseleinheiten haben, notieren Sie sich deren Codes genau . Es empfiehlt sich, ein Protokoll zu führen: Name des Gastes, Einheitsnummer, Code, An- und Abreisezeiten. Das hilft Ihnen, falls etwas schiefgeht. Zum Beispiel: Wenn ein Code nicht funktioniert oder sich ein Gast verspätet, können Sie den entsprechenden Code schnell nachschlagen und ändern.
Schritt 5: Auschecken und zurücksetzen
Wenn Gäste abreisen, schließen Sie alles ab. Beim Checkout muss der Gästecode ablaufen oder gelöscht werden. Bei Plattformen wie Airbnb geschieht dies automatisch (standardmäßig 30 Minuten nach dem Checkout). Wenn Sie die Codes selbst verwalten, melden Sie sich beim Schloss oder der App an und entfernen Sie den Code oder führen Sie eine „One-Tap-Löschung“ durch, um alle temporären Codes zu löschen. Testen Sie die Tür außerdem kurz, um sicherzustellen, dass sie jetzt nur noch mit meinem Mastercode gesperrt ist.
Ein wichtiger Schritt ist die Einhaltung guter Sicherheitspraktiken . Ändern Sie Ihr Administrator-/Masterpasswort regelmäßig (z. B. alle 6 oder 12 Monate). Dadurch wird verhindert, dass ein alter Zugangscode oder ein Datenleck weiterhin gültig bleibt. Viele Hosting-Anbieter vergessen dies, aber der Tipp lautet: Behandeln Sie Ihr System wie jedes andere Sicherheitssystem und aktualisieren Sie die Master-PIN regelmäßig.
Führen Sie außerdem Wartungsaufzeichnungen . Notieren Sie, wann Sie die Batterien zuletzt gewechselt haben oder ob es einen Vorfall mit dem Schloss gab (z. B. einen klemmenden Riegel oder einen Softwarefehler). Beispiel: Wenn Sie eine neue Lithiumbatterie eingesetzt haben, notieren Sie das Datum.
Schließlich müssen Sie ein Tür-Werkzeugset bereithalten . Es wird vor Ort in einem kleinen Behälter aufbewahrt.
Im Inneren finden Sie:
- Ersatz-AA-Batterien (oder was auch immer Ihr Schloss verwendet)
- Eine Ersatzdichtung oder ein Dichtungsband
- Zusätzliche Schrauben, Bolzen und Dübel für das Schloss
- Eine sekundäre Tastatureinheit (falls kompatibel)
Wenn Sie diese zur Hand haben, können Sie die meisten Probleme innerhalb weniger Minuten beheben. Dank der Sicherheitsmaßnahmen müssen Sie nicht um Mitternacht einen Handwerker rufen.
Zusätzliche Tipps
Sorgen Sie stets für eine gute Beleuchtung des Türbereichs der Kapsel. Über dem Eingang können Sie eine Bewegungsmelderleuchte anbringen, damit Gäste das Tastenfeld auch nachts sehen können.
Wenn Ihre Gäste aus dem Ausland kommen, sollten Sie grundlegende Anweisungen in mehreren Sprachen bereitstellen. Ein einfacher Hinweis zum Check-in auf Englisch und in der vorherrschenden Landessprache kann Nicht-Muttersprachlern helfen.
Nutzen Sie die Bedienungsanleitung der Kapsel oder einen digitalen Reiseführer. So können Sie vorab detaillierte Informationen (WLAN-Passwort, Geräteanleitung, Notausgang) weitergeben. Gäste können diese jederzeit einsehen. Außerdem können Sie die Anleitung in den Check-in-Notizen erwähnen, damit Ihre Gäste sie bei der Ankunft lesen können.
Versuchen Sie, eine kurze Willkommensnachricht (schriftlich oder digital) mit etwas Persönlichem hinzuzufügen. Dies zeigt, dass Sie sich um Ihren Gast kümmern, auch wenn der Check-in automatisiert war.
Testen Sie jeden Monat oder nach einigen Buchungen den Schloss- und Codefluss als „Trockenlauf“.
Sie können einen Ausdruck oder eine Notiz am Kühlschrank mit Notfallkontakten hinterlassen: Ihre Nummer, die eines Co-Gastgebers, eines örtlichen Krankenwagens oder einer anderen Person. Obwohl der Check-in automatisiert ist, fühlen sich Gäste sicher, da sie wissen, wen sie im Notfall anrufen können.
Häufig gestellte Fragen
Bei der Ankunft ist das WLAN ausgefallen.
Sollte das WLAN oder Mobilfunknetz bei der Ankunft Ihres Gastes ausfallen, kann dieser möglicherweise keinen neuen Code erhalten. Planen Sie deshalb voraus, indem Sie im Voraus zeitlich begrenzte Offline-Codes generieren. Bewahren Sie außerdem einen Ersatzschlüssel auf und halten Sie einen Notfallplan bereit.
Wie gehe ich mit mehreren Rollen um?
Für jede Rolle müssen separate Codes erstellt werden. Zum Beispiel ein weiterer Code für Reinigungskräfte und ein anderer für die Instandhaltung. Diese Codes sind nicht für Gäste bestimmt. Einige intelligente Schließsysteme (oder Immobilienverwaltungstools) ermöglichen sogar die Erstellung dauerhafter Codes speziell für Mitarbeiter. Diese Codes sollten außerdem so eingestellt werden, dass sie regelmäßig ablaufen (aus Sicherheitsgründen üblicherweise wöchentlich oder monatlich aktualisiert werden).
Für welche Glamni-Kapselmodelle gilt diese Anleitung?
Glamni-Kapselmodelle wie G50F und G70 folgen dieser Anleitung. Sie verfügen über die gleiche Türschlossanordnung usw. Die genaue Schlossmontage kann je nach Modell unterschiedlich sein. Überprüfen Sie daher immer die Türspezifikationen. Fragen Sie Ihren Lieferanten nach empfohlenen Schlossoptionen für Ihr Modell.
Fazit
Der Self-Check-in in Kapselhäusern für Airbnb-Gastgeber verläuft reibungslos und reibungslos, wenn jeder Schritt geplant ist. Die Planung des Gästeaufenthalts sorgt für eine klare Kommunikation. Gastgeber, die diese Schritte befolgen, gestalten den Check-in für Gäste stressfrei und auch für sich selbst einfacher.
Wenn Sie planen, in ein Kapselhaus zu investieren , dann wählen Sie eines, das bereits moderne Self-Check-in-Systeme für ein reibungsloses Erlebnis unterstützt.
