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Fast drei Viertel der Vermieter von Ferienwohnungen bieten mittlerweile einen Self-Check-in an. Doch Warum? Weil es sowohl Gastgebern als auch Gästen Zeit spart. Sie (Gastgeber) müssen nicht mit Schlüsseln warten und Ihre Gäste fühlen sich nicht geschämt und gestresst, wenn sie zu spät kommen. In Kapselhäusern funktioniert der Self-Check-in sogar noch besser, da sie für schnelle, private und unkomplizierte Aufenthalte konzipiert sind.
Self-Check-in im Kapselhaus bedeutet, dass Gäste das Kapselhaus betreten und nutzen können, ohne den Gastgeber persönlich zu treffen. Sie (der Gastgeber) richten ein Smart Lock, ein Tastenfeld oder ein Codesystem ein, damit Gäste die Tür selbst öffnen können. Der Vorgang beinhaltet meist die Weitergabe des Zugangscodes oder digitalen Schlüssels vor der Ankunft zusammen mit klaren Anweisungen. So verlaufen Check-in und Check-out reibungslos, ohne dass Sie warten müssen.
In diesem Leitfaden lesen Sie die 5 Schritte, mit denen Sie ein Self-Check-in-System für Ihr Airbnb-Kapselhaus erstellen können.
Schritt 1: Planen Sie die Reise des Gastes
Gäste durchlaufen grundsätzlich ein festgelegtes Muster von der Buchung über die Ankunft bis zum Checkout. Der Gastgeber muss zunächst Abbildung der Gästereise Schritt für Schritt. Zum Beispiel: Buchung → Nachricht vor der Ankunft → Check-in-Ankunft → Aufenthalt → Check-out-Nachricht. Als Gastgeber müssen Sie entscheiden, wann welche Nachricht gesendet wird. Sie können einen Zeitplan festlegen, damit Nachrichten immer zum richtigen Zeitpunkt versendet werden. Sie können auch Wegbeschreibungen, Parktipps und Ruhezeiten hinzufügen. Zum Beispiel: Sie können in derselben Nachricht Parkhinweise geben und Gäste an die Hausordnung erinnern.
Sie sollten die Informationen standardisieren, damit Ihre Gäste konsistente Informationen erhalten. Erstellen Sie Vorlagen für „Willkommen“, „Check-in“ und „Check-out“.
Eine andere Idee ist: Codetyp. Wenn Ihre Kapsel über zuverlässiges WLAN verfügt und Sie mehrere Einheiten verwalten, sollten Sie ein Online-Smart-Lock verwenden (damit Sie die Codes sofort aktualisieren können). Bei Problemen mit dem Netzwerk oder anderen Problemen sollten Sie jedoch Offline-Codes mit begrenzter Zeit verwenden.
Hinweis: Viele Offline-Schlösser generieren Codes nur innerhalb von 72 Stunden nach dem Check-in.
Wenn Sie sich für Offline-Codes entscheiden, müssen Sie diese einige Tage im Voraus erstellen. Dies ist besonders wichtig, wenn Gäste in letzter Minute buchen.
Kurz gesagt: In Schritt 1 geht es darum, alles zu planen. Entscheiden Sie, wie und wann Sie von der Buchung bis zum Check-out kommunizieren. Wenn Sie dies im Voraus tun, läuft alles reibungslos und Sie können Ihren Gästen klare Erwartungen vermitteln.
Schritt 2: Beschläge und Türdetails vorbereiten
Jetzt wird es Zeit, selbst Hand anzulegen. Als Gastgeber müssen Sie die Tür und die Beschläge überprüfen, damit das Schloss passt und gut funktioniert.
Erstens Wählen Sie das richtige Schloss: ein Tastenfeld oder ein RFID-Smartlock. Stellen Sie sicher, dass es an der Kapseltür montiert werden kann. Viele Kapseltüren sind gewölbt oder aus dickem Metall. Prüfen Sie daher, ob die Montageplatte des Schlosses passt. Wenn die Tür sehr dick ist, benötigen Sie ein Schloss, das für diese Dicke ausgelegt ist (einige Schlösser benötigen eine Türstärke von 1–1 cm).
Schauen Sie sich als nächstes die Schlossausrichtung und Riegel. Manche Schlösser sind für Links- oder Rechtstüren geeignet. Sie müssen prüfen, in welche Richtung die Tür schwingt. Messen Sie außerdem den Dornabstand und die Tiefe des Riegels, um sicherzustellen, dass der Riegel des Schlosses vollständig in den Rahmen einfahren kann. Es geht darum, die Hardware zu testen bevor Endgültige Installation. Sie (Gastgeber) können den Riegel vorübergehend verriegeln, um zu sehen, ob der Riegel die Schließplatte sauber erreicht.
Dann Kabelwege abdichten und Dichtungsstreifen prüfen. Wenn Sie Bohrungen vornehmen oder Kabel verlegen, dichten Sie diese ab, damit weder Regen noch Ungeziefer eindringen kann. Testen Sie auch die vorhandenen Dichtungen an der Tür, insbesondere an der Haustür. Denn Kapselhäuser stehen meist an exponierten Standorten.
Planen Sie auch das Wetter ein:
- Für Küsten- oder feuchtes Klima: Verwenden Sie Schrauben aus Edelstahl oder Messing, damit sie nicht korrodieren. Korrosionsschutz ist ein Muss, da salzige Luft Metall schnell angreift.
- Für sehr kaltes Klima oder Küstengebiete: Verwenden Sie Lithiumbatterien im Schloss (siehe nächster Schritt) und ein wetterfestes Schloss. Die IP-Schutzart des Schlosses sollte hoch sein (IP65 oder besser), wenn es im Freien oder an ungeschützten Orten verwendet wird.
Erstellen Sie eine Checkliste für diesen Teil, damit nichts vergessen wird. Dieser Vorbereitungsschritt sorgt dafür, dass das Schloss bei der endgültigen Installation gleich beim ersten Mal richtig passt.
Schritt 3: Türschloss einrichten und erste Codes
Nachdem Sie die Hardware vorbereitet haben, ist es Zeit, das Schloss einzurichten. Sie (Gastgeber) setzen die Tür ein Programmiermodus (indem Sie eine Kombination wie * + # gedrückt halten oder die App des Herstellers verwenden).
Der erste Code, den Sie eingeben, ist der Administrator-/Mastercode. Dies ist Ihr persönliches Masterpasswort für das Schloss. Wählen Sie ein sicheres Passwort und notieren Sie es an einem sicheren Ort (niemals als Aufkleber auf dem Schloss!).
Als nächstes beginnen Hinzufügen von GästecodesErstellen Sie für jede hinzugefügte Reservierung einen individuellen Code, der an die jeweiligen Daten gebunden ist. Viele Schlösser ermöglichen außerdem die Eingabe einer Start- und Endzeit, sodass der Code nur während des Aufenthalts des Gastes funktioniert. Wichtig ist, dass Sie die Start- und Endzeit jedes Codes genau festlegen: Er wird beim Check-in aktiviert und läuft beim Check-out ab. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Uhr am Schloss korrekt eingestellt und mit Ihrer Zeitzone synchronisiert ist.
Jetzt, Testen Sie das Schloss gründlich Sobald die Codes festgelegt sind, geben Sie einen Gästecode ein, öffnen und schließen Sie die Tür. Öffnen Sie die Tür auch von innen. Dadurch wird sichergestellt, dass Riegel und Tastatur in beide Richtungen reibungslos funktionieren.
Planen Sie außerdem Notfälle mit geringer StromversorgungViele Schlösser verfügen über einen mechanischen Schlüsselschlitz, der unter einer Abdeckung versteckt ist. Merken Sie sich, wo sich dieser befindet, und halten Sie den Schlüssel griffbereit. Manche Schlösser verfügen über einen Notstromanschluss unter der Abdeckung. Bewahren Sie daher für alle Fälle eine kleine Batterieklemme oder eine 9-V-Batterie in Ihrem Werkzeugkasten auf.
Schließlich muss die Mastercode sicher (Verwenden Sie einen Passwortmanager oder eine verschlossene Schublade). Geben Sie diese niemals an Gäste oder Reinigungskräfte weiter. Das Ziel all dieser Tipps ist immer, ein Backup zu haben.
Hier ist ein kurzes Video, das zeigt, wie man das Türschloss bei Glamni-Kapselmodellen einrichtet.
Schritt 4: Codebereitstellung automatisieren
Jetzt können Sie die Weitergabe von Zugangsinformationen an Gäste automatisieren. Verwenden Sie, wie bereits erwähnt, Vorlagen für geplante Nachrichten, um den Code und die Anweisungen zum richtigen Zeitpunkt zu versenden. Planen Sie beispielsweise 24–48 Stunden vor Ihrer Ankunft eine E-Mail oder Airbnb-Nachricht ein. Fügen Sie dieser Nachricht den Zugangscode, eine Stecknadel oder Wegbeschreibung, eine einfache Check-in-Checkliste, Parktipps und ein Kontaktfenster (z. B. „Verfügbar von 8 bis 8 Uhr“) hinzu.
Eine kurze Nachricht könnte lauten: „Hallo! Ihr Check-in-Code lautet 1234. Hier finden Sie einen Kartenlink und Anweisungen zur Tür. Bei Fragen können Sie uns gerne bis 19:00 Uhr bei Ihrer Ankunft kontaktieren.“
Experten raten: Idealerweise senden Sie den vollständigen Check-in-Leitfaden 24 Stunden vor der Ankunft. So haben Ihre Gäste Zeit, ihn zu lesen und Fragen zu stellen. Ihre erste Nachricht sollte so klar wie möglich sein. Zum Beispiel:
- Check-in: Code 1234 (gültig vom 10. Mai, 14:00 Uhr, bis 15. Mai, 11:00 Uhr)
- Eintrag: Verwenden Sie das Tastenfeld neben der Tür und drehen Sie dann den Türknauf.
- Parkplatz: Kostenloses Parken auf der Straße in der Elm St. (keine Genehmigung erforderlich).
- Wi-Fi: SSID „GuestNet“, Passwort „sunnyday“.
24 Stunden vorher bekommen die Gäste alles.
Sie können auch 3–4 Stunden vor dem Check-in eine kurze Erinnerung senden. In dieser kurzen Nachricht werden der Code und die Türschritte kurz wiederholt. So ist sichergestellt, dass die Informationen bei der Ankunft aktuell sind.
Wenn Sie mehrere Kapseleinheiten haben, Verfolgen Sie ihre Codes sorgfältig. Es ist besser, ein Protokoll zu führen: Name des Gastes, Zimmernummer, Code, Check-in-/Check-out-Zeiten. Das hilft Ihnen, wenn etwas schiefgeht. Beispiel: Wenn ein Code fehlschlägt oder sich ein Gast verspätet, können Sie diesen spezifischen Code schnell nachschlagen und ändern.
Schritt 5: Auschecken und zurücksetzen
Wenn Gäste abreisen, schließen Sie alles ab. Beim Checkout muss der Gästecode ablaufen oder gelöscht werden. Bei Plattformen wie Airbnb geschieht dies automatisch (standardmäßig 30 Minuten nach dem Checkout). Wenn Sie die Codes selbst verwalten, melden Sie sich beim Schloss oder der App an und entfernen Sie den Code oder führen Sie eine „One-Tap-Löschung“ durch, um alle temporären Codes zu löschen. Testen Sie die Tür außerdem kurz, um sicherzustellen, dass sie jetzt nur noch mit meinem Mastercode gesperrt ist.
Ein wichtiger Schritt ist das Üben gute Sicherheitshygiene. Wechseln Sie Ihr Admin-/Master-Passwort regelmäßig (z. B. alle 6 oder 12 Monate). So verhindern Sie, dass ein alter Schlüsselcode oder ein Datenleck weiterhin gültig bleibt. Viele Hosts vergessen dies oft, aber ein Tipp: Behandeln Sie das Schloss wie jedes Sicherheitssystem und aktualisieren Sie die Master-PIN regelmäßig.
Halten Sie auch Wartungssätze. Notieren Sie, wann Sie die Batterien zuletzt ausgetauscht haben oder ob es zu einem Problem mit dem Schloss kam (z. B. ein klemmender Riegel oder ein Softwarefehler). Beispiel: Wenn Sie eine neue Lithiumbatterie eingesetzt haben, notieren Sie sich das Datum.
Schließlich müssen Sie eine Tür-Toolkit. Es wird vor Ort in einem kleinen Behälter platziert.
Im Inneren finden Sie:
- Ersatz-AA-Batterien (oder was auch immer Ihr Schloss verwendet)
- Eine Ersatzdichtung oder ein Dichtungsband
- Zusätzliche Schrauben, Bolzen und Dübel für das Schloss
- Eine sekundäre Tastatureinheit (falls kompatibel)
Wenn Sie diese zur Hand haben, können Sie die meisten Probleme innerhalb weniger Minuten beheben. Dank der Sicherheitsmaßnahmen müssen Sie nicht um Mitternacht einen Handwerker rufen.
Zusätzliche Tipps
Sorgen Sie stets für eine gute Beleuchtung des Türbereichs der Kapsel. Über dem Eingang können Sie eine Bewegungsmelderleuchte anbringen, damit Gäste das Tastenfeld auch nachts sehen können.
Wenn Ihre Gäste aus dem Ausland kommen, sollten Sie grundlegende Anweisungen in mehreren Sprachen bereitstellen. Ein einfacher Hinweis zum Check-in auf Englisch und in der vorherrschenden Landessprache kann Nicht-Muttersprachlern helfen.
Nutzen Sie die Bedienungsanleitung der Kapsel oder einen digitalen Reiseführer. So können Sie vorab detaillierte Informationen (WLAN-Passwort, Geräteanleitung, Notausgang) weitergeben. Gäste können diese jederzeit einsehen. Außerdem können Sie die Anleitung in den Check-in-Notizen erwähnen, damit Ihre Gäste sie bei der Ankunft lesen können.
Versuchen Sie, eine kurze Willkommensnachricht (schriftlich oder digital) mit etwas Persönlichem hinzuzufügen. Dies zeigt, dass Sie sich um Ihren Gast kümmern, auch wenn der Check-in automatisiert war.
Testen Sie jeden Monat oder nach einigen Buchungen den Schloss- und Codefluss als „Trockenlauf“.
Sie können einen Ausdruck oder eine Notiz am Kühlschrank mit Notfallkontakten hinterlassen: Ihre Nummer, die eines Co-Gastgebers, eines örtlichen Krankenwagens oder einer anderen Person. Obwohl der Check-in automatisiert ist, fühlen sich Gäste sicher, da sie wissen, wen sie im Notfall anrufen können.
Häufig gestellte Fragen
Bei der Ankunft ist das WLAN ausgefallen.
Sollte das WLAN oder Mobilfunknetz bei der Ankunft Ihres Gastes ausfallen, kann dieser möglicherweise keinen neuen Code erhalten. Planen Sie deshalb voraus, indem Sie im Voraus zeitlich begrenzte Offline-Codes generieren. Bewahren Sie außerdem einen Ersatzschlüssel auf und halten Sie einen Notfallplan bereit.
Wie gehe ich mit mehreren Rollen um?
Muss Erstellen Sie separate Codes für jede Rolle. Beispielsweise für Reinigungspersonal und einen für die Wartung. Diese Codes sind nicht für Gäste bestimmt. Einige intelligente Schließsysteme (oder Hausverwaltungstools) ermöglichen es Ihnen sogar, dauerhafte Codes nur für Mitarbeiter zu erstellen. Stellen Sie diese außerdem so ein, dass sie regelmäßig ablaufen (aus Sicherheitsgründen werden sie normalerweise wöchentlich oder monatlich aktualisiert).
Für welche Glamni-Kapselmodelle gilt diese Anleitung?
Glamni-Kapselmodelle wie G50F und G70 folgen dieser Anleitung. Sie verfügen über die gleiche Türschlossanordnung usw. Die genaue Schlossmontage kann je nach Modell unterschiedlich sein. Überprüfen Sie daher immer die Türspezifikationen. Fragen Sie Ihren Lieferanten nach empfohlenen Schlossoptionen für Ihr Modell.
Fazit
Der Self-Check-in in Kapselhäusern für Airbnb-Gastgeber verläuft reibungslos und reibungslos, wenn jeder Schritt geplant ist. Die Planung des Gästeaufenthalts sorgt für eine klare Kommunikation. Gastgeber, die diese Schritte befolgen, gestalten den Check-in für Gäste stressfrei und auch für sich selbst einfacher.
Wenn du es geplant hast Investieren Sie in ein Kapselhaus, dann wählen Sie eines, das bereits moderne Self-Check-in-Systeme für ein nahtloses Erlebnis unterstützt.
